Prime cost: insumos más planilla sobre tus ventas

El prime cost es la suma de lo que gastas en insumos y en planilla, dividida entre tus ventas: (insumos consumidos + planilla) ÷ ventas sin IGV × 100. Son los dos costos más grandes de casi cualquier restaurante y los dos que puedes mover cada semana. Calcúlalo cada lunes con la semana anterior, cuenta tus propias horas en la planilla y compáralo con un techo que sale de tus gastos fijos, no de un promedio ajeno.

Qué entra en cada parte

Insumos consumidos. No lo que compraste, sino lo que usaste:

Consumo = inventario inicial + compras de la semana − inventario final

Si el lunes compraste pescado para tres días y el sábado no compraste nada, las compras de la semana no te dicen nada. El consumo sí. Para eso necesitas contar lo que tienes al cierre, al menos lo caro: pescado, mariscos, carnes, pollo, aceite, limón. Cómo llevar ese conteo sin perder una tarde está en inventario básico. Es la misma lógica del costo de ventas, aplicada a la semana.

Planilla. Las horas de todos los que trabajaron esa semana por lo que te cuesta cada hora: cocina, salón, lavaplatos. Usa lo que de verdad te cuesta cada persona, con los beneficios que pagues; los montos y obligaciones confírmalos con tu contador.

Tus horas. Si cocinas o atiendes, también son planilla. Ponles un valor por hora, el que pagarías a alguien por hacer lo que haces. La guía de costo de tu propio trabajo te ayuda a elegirlo, y la de cómo pagarte un sueldo a separar ese pago de la ganancia.

Ventas. Sin IGV si lo cobras. El IGV es 18% y no es ingreso tuyo; para restaurantes pueden aplicar reglas especiales, así que confirma tu caso con SUNAT o un contador.

Ejemplo: una semana en una cevichería

Ventas de la semana sin IGV: S/ 7,200.

Insumos

• Inventario inicial (lunes): S/ 1,350
• Compras de la semana: S/ 2,780
• Inventario final (domingo): S/ 1,230
• Consumo: 1,350 + 2,780 − 1,230 = S/ 2,900
• Sobre ventas: 2,900 ÷ 7,200 = 40.3%

Planilla

Sobre ventas: 1,620 ÷ 7,200 = 22.5%.

Prime cost: 2,900 + 1,620 = S/ 4,520. Sobre ventas: 4,520 ÷ 7,200 = 62.8%.

Sin tus horas el prime cost sería 2,900 + 828 = S/ 3,728, o sea 51.8%. Once puntos menos. Ese número bonito es el que engaña a muchos dueños: el local parece sano porque tú trabajas 66 horas sin que figuren en ninguna parte.

Tu techo de prime cost

No busques un porcentaje "correcto" en internet. Tu techo sale de tus números:

Techo de prime cost = 100% − otros gastos sobre ventas − ganancia que quieres

En la cevichería, los otros gastos de la semana (alquiler, luz, agua, gas, descartables, contador) suman S/ 1,500, que es 1,500 ÷ 7,200 = 20.8% de las ventas. Si quieres que quede 10% de ganancia después de pagarte tus horas:

• Techo: 100 − 20.8 − 10 = 69.2%
• Estás en 62.8%, dentro del techo.
• Lo que queda esta semana: 7,200 − 4,520 − 1,500 = S/ 1,180, que es 16.4%.

Si tu alquiler fuera más alto, tu techo sería más bajo. Por eso el número de otro local no te sirve.

Una semana floja

La semana siguiente las ventas bajan a S/ 6,000. La planilla es la misma, porque los turnos no cambiaron. Los insumos bajan con las ventas y se mantienen en 40.3%.

• Insumos: 6,000 × 0.403 = S/ 2,418
• Planilla: S/ 1,620, que ahora es 1,620 ÷ 6,000 = 27.0%
• Prime cost: 2,418 + 1,620 = S/ 4,038, o sea 67.3%
• Lo que queda: 6,000 − 4,038 − 1,500 = S/ 462, un 7.7%

El food cost no se movió. Lo que subió fue la planilla como porcentaje, porque la misma gente atendió menos cubiertos. Si las semanas flojas se repiten (fin de mes, temporada baja), los turnos tienen que seguir a las ventas. Cómo armarlos está en turnos del personal según tus ventas.

Qué mueve el prime cost

Por el lado de los insumos:

• El precio de compra. Si el limón o el pescado suben y no tocas la carta, el porcentaje sube solo.
• La merma. Pescado que se malogra, ceviche preparado de más, aceite que se cambia antes de tiempo. Mídela con la guía de merma en el restaurante.
• Las porciones. 20 g más de pescado por plato en 300 platos a la semana son 6 kg.
• La comida del personal y lo que sale sin cobrar. Anótalo aparte; si no, aparece como un food cost alto sin explicación.

Por el lado de la planilla:

• Turnos que no siguen a los cubiertos. La misma gente un martes flojo que un domingo lleno.
• Horas muertas. Personal esperando entre la preparación y el servicio.
• Tus horas. Si trabajas más horas porque falta gente, tu costo también sube, aunque no salga plata de la caja.

Por el lado de las ventas: subir precios o vender más baja el porcentaje sin cambiar los soles gastados. Pero si la planilla o la merma están mal, vender más solo esconde el problema por un tiempo.

Compara el insumo con tus fichas

El 40.3% de consumo real conviene compararlo con el food cost que dicen tus fichas para lo que vendiste esa semana. Si las fichas dicen 35%, hay más de cinco puntos que se están yendo en merma, porciones o lo que sale sin cobrar. Cómo calcular el food cost de cada plato está en la guía de porcentaje de food cost. Y para ver cómo encaja el prime cost con cubiertos, ticket y punto de equilibrio, lee cómo hacer rentable un restaurante.

Hazlo con la calculadora

En la calculadora de costos pones la receta de cada plato con sus gramos y precios y obtienes su costo por porción. Con esos costos sabes cuánto debería ser tu food cost de la semana, y lo comparas con el consumo real de tu prime cost.